Dokumentenarchivierung

 


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Dokumentenarchivierung

 


 

Besonders hilfreich für den Überblick im Büro ist das integrierte Hilfsprogramm Dokscan zur Dokumenten-Archivierung für das HANDICRAFT-System. Mit dem Programm können Sie auf einfache Weise externe Dokumente (z.B. Fremdbelege wie Eingangs-Rechnungen, Eingangs-Lieferscheine, Stundenzettel von Mitarbeitern, Besprechungsnotizen, Skizzen, uvm.) einscannen, dabei in das elektronische PDF-Format umwandeln und automatisch einer Adresse / einem Projekt mit einem entsprechenden KIS-Eintrag zuordnen, so dass sie es jederzeit schnell wieder finden können. Im Vergleich zu externen Archivierungs-Lösungen steht hier die optimale und automatische Integration in das HANDICRAFT KIS-System im Vordergrund, die einen einfachen Aufruf über das KIS-System jederzeit ermöglicht.

 

Die eingescannten Dokumente können Sie mit verschiedenen Kategorien kennzeichnen (z.B. Eingangs-Rechnung, Stundenzettel). Für jede Kategorie wird automatisch ein entsprechender Belegzähler geführt und die Dokumente entsprechend fortlaufend nummeriert. Bei Bedarf können Sie die Dokumente ggf. noch mit Anmerkungen versehen.

 

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In der Kis-Übersicht werden die erzeugten Einträge entsprechend zur Adresse aufgelistet und können wie gewohnt angezeigt bzw. bearbeitet werden.