Zeitschrift für alle "HANDI-Fans"

Ausgabe Nr. 18

April 1998

MCDS Nils Seidel GmbH

Karlsbad

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Zeitschrift für alle "HANDI-Fans"

Ausgabe Nr. 18

April 1998

MCDS Nils Seidel GmbH

Karlsbad

 

Themen

"Stürmische Zeiten"

Euro

Client/Server

EMail

Software-Pflege 98

Bad-Planung

 

 
HANDI-Baulohn

SHK-Test / Umfrage

Kurz notiert

Windows 98

Impressum

 

 

Stürmische Zeiten

Sehr geehrte Kunden!

Stürmische Zeiten stehen allen Anwendern und Herstellern von kaufmännischer Software zum 1.1.99 bevor. Der Euro ist das Top-Thema der EDV-Branche und beschäftigt derzeit ganze Heerscharen von EDV-Abteilungen und Software-Firmen. Am Euro führt - egal ob man ihn nun will oder nicht - wohl kein Weg mehr vorbei. Wir möchten Ihnen mit dieser Ausgabe von HANDI-Aktuell wichtige Ratschläge für die Vorbereitung Ihres EDV-Systems auf die Euro-Umstellung geben. Wir wollen Ihnen damit helfen, sich rechtzeitig auf die Änderungen einzustellen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Wir sind sicher, daß Sie mit diesen Vorbereitungen einen möglichst reibungslosen Übergang auf das neue Währungssystem durchführen können.

Nils Seidel

 

 

Euro

Nun steht es fest: der Euro kommt zum 1.1.1999. Die EURO-Einführung bedeutet gravierende Umstellungen in allen bestehenden EDV-Systemen, die Sie nicht unterschätzen sollten - insbesondere eine Umwandlung sämtlicher vorhandener Dateien!

Egal ob Sie sofort oder später umstellen, benötigen Sie zwingend eine Aktualisierung Ihrer Software!

HANDI-Windows Anwender mit Software-Pflege erhalten im Rahmen der Pflege-Aktion 1998 neben den allgemeinen Neuerungen:

  • ein Konvertierungsprogramm für die Umstellung DM->Euro
  • zahlreiche Änderungen in diversen Programmen zur parallelen Erfassung (DM/Euro)

Nicht-Pflegekunden können das Update natürlich zu den bekannten Konditionen für rückwirkende Pflege erhalten. Bei Bedarf fordern Sie bitte ein Angebot für Ihre vorhandene EDV-Konfiguration an. Für DOS-Anwender gibt es letztmalig eine Sonderaktion zum Win-Upgrade bis 30.06.98

 

Unsere dringenden Empfehlungen:

  1. Ziehen Sie für die praktische Durchführung der Konvertierung einen Fachmann zu Rate. Bedenken Sie, daß im Rahmen einer derartig umfangreichen Umstellung eine Vielzahl von Problemen mit der Hardware auftreten kann (z.B. unzureichende Festplattenkapazität, defekte Sektoren auf alten Festplatten, defekte Dateien die zu unvollständiger Konvertierung / Abbruch führen, usw.).
  2. Vereinbaren Sie aufgrund des zu erwartenden Ansturms rechtzeitig Termine!
     
  3. Bedenken Sie, daß eine Umstellung in vielen Fällen nur zum Jahresbeginn möglich ist (z.B. bei Fibu)
     
  4. Sorgen Sie für eine entsprechende Kapazität der Hardware: Bei der Umstellung müssen sämtliche Datenbanken (z.B. Leistungen, Artikel, Adressen, KIS, Buchungen, OP’s, usw.) konvertiert werden. Dafür benötigen Sie unbedingt:
    a) mehrere aktuelle Datensicherungen
    b) ausreichend freie Festplattenkapazität (mindestens zweimal soviel, wie die vorhandenen Daten benötigen).
     
  5. Bedenken Sie, daß je nach Datenbestand und Leistungsfähigkeit des Rechners die Umstellung entsprechend zeitaufwendig ist.
     
  6. Wenn Sie noch ein altes 16-Bit Windows 3.x einsetzen: führen Sie ein Upgrade auf 32-Bit durch und setzen Sie die 32-Bit-Version von HANDI-Windows ein.

Mit der Einführung des EURO kommen ab dem 1.1.1999 zahlreiche Änderungen und damit verbundene Probleme auf alle Unternehmen zu. Alle Unternehmen müssen ihre EDV demnächst auf den Euro umstellen. Deshalb sollten auch kleinere Unternehmen bereits heute mit den Vorbereitungen der Währungsumstellung beginnen - Großunternehmen haben damit schon längst mit Millionenaufwand begonnen.
 

Besonders schwierig wird die Umstellung durch die Doppelwährung in der dreijährigen Übergangsphase:

Unabhängig davon, wann Sie Ihre eigenen Geschäftsvorgänge incl. EDV auf den EURO umstellen, wird es immer zahlreiche Geschäftspartner geben, die gerade mit der anderen Währung arbeiten. Wenn Sie nicht sofort umstellen, wird es trotzdem zahlreiche Lieferanten und Kunden geben, die bereits mit Euro arbeiten. Auch im umgekehrten Fall (d.h. wenn Sie schon umgestellt haben) wird es natürlich noch Lieferanten und Kunden geben, die nach wie vor mit DM arbeiten.
 

Es gibt verschiedene Problemkreise zu unterscheiden:

Betriebsinterne Verarbeitung
Betriebsintern können Sie durch das im Rahmen der Software-Pflege gelieferte Umstellungsprogramm alle Handicraft-Daten auf den EURO umstellen. Wir unterscheiden im Zusammenhang mit der EURO-Umstellung die Basiswährung und die Fremdwährung. Die Basiswährung ist die innerhalb des Systems gültige Währung, die für alle Stammdaten, Kalkulationen, usw. zugrunde gelegt wird. Die Basiswährung ist vor der Konvertierung DM und nach der Konvertierung EURO. Die Fremdwährung ist jeweils das Gegenstück zur Basiswährung (d.h. vorher EURO und nachher DM). Bei der Konvertierung werden in sämtlichen Dateien die Beträge umgerechnet, neue Dateien geschrieben und die alten gelöscht. Um das völlige Datenchaos nach der Umstellung zu vermeiden (z.B. durch eine Rücksicherung von alten nicht konvertierten Daten, Übernahme von Notebook-Rechnern, ausgelagerte Disketten, usw.) werden alle Daten mit neuen Dateinamen (Extensions) abgespeichert, alle Programme arbeiten nach der Konvertierung nur noch mit den neuen Dateinamen. Die Speicherung der Daten erfolgt ab diesem Zeitpunkt in Euro. Alle Beträge werden in Euro gerechnet. Die gesamte Kalkulation und alle Auswertungen werden von da an standardmäßig in Euro durchgeführt. Eine Rückkonvertierung in DM ist nicht mehr möglich. Alte Daten-(sicherungen) können dann nicht mehr direkt verwendet werden sondern müßten ggf. erst konvertiert werden.
 

Nach der Konvertierung ergeben sich (und sicherlich immer wiederkehrend) Irritationen durch die Umstellung. Das auf der langjähriger Erfahrung basierende Preisgefüge und seine intuitive Anwendung sind verlorengegangen. Durch den Umrechnungsfaktor entstehen ungewohnte Beträge. Ein bestehender Artikel mit dem alten Preis DM 10.000,- hat nun einen Preis von EU 5449,59. Diese neuen Beträge sind gewöhnungsbedürftig. Zahlreiche Beträge (z.B. bei Verträgen) wurden bewußt glatt und prägnant gewählt.

Datenaustausch mit den Geschäftspartnern

  • Artikel- und Leistungsdaten, die z.B. per DATANORM, ELDANORM oder ZVEHNORM geliefert werden, können in DM oder EURO angegeben sein.
     
  • GAEB-Leistungsverzeichnisse, besonders aber GAEB-Angebote, können ebenfalls Preise beinhalten und müssen beim Import die Währung berücksichtigen.
     
  • Überweisungsdisketten zur Bank beinhalten neben den DM- auch die EURO-Beträge, daher muß bei der Erzeugung eine automatische Umrechnung stattfinden.
     
  • Auch beim Datenaustausch mit der DATEV sowie allen Buchhaltungssystemen muß der Euro berücksichtigt werden.

Handicraft versucht die Probleme beim Datenaustausch weitgehend automatisch zu behandeln und eine entsprechende Umrechnung durchzuführen. Trotzdem können natürlich bei allen derartigen Vorgängen, bei denen die eigene EDV mit der Außenwelt in Berührung kommt, vielerlei Störungen auftreten, weil z.B. die oben genannten Normen zum Zeitpunkt ihrer Festlegung den Euro noch gar nicht kennen konnten oder weil der Geschäftspartner noch veraltete Software einsetzt, die noch überhaupt keine Euro-Unterstützung bietet, oder die Euro-Verarbeitung auf der Gegenseite nicht korrekt abgewickelt wird, usw. Entsprechendes gilt natürlich auch für Fremdprogramme auf dem eigenen Rechner außerhalb des HANDICRAFT-Systems.

Belegverkehr
Während der Doppelwährungsphase von 1999 bis 2001 muß die EDV in der Lage sein, Angebote / Rechnungen neben der nationalen Währung auch in Euro auszugeben. So wird es sicherlich vorkommen, daß ein Kunde seine Rechnungen in Euro, ein anderer in DM haben möchte. HANDICRAFT stellt hierfür entsprechende Funktionen bereit. Ein in DM kalkuliertes Angebot oder eine Rechnung können Sie mit einem entsprechenden Schalter in der EURO -Fremdwährung ausdrucken, einen nach der Umstellung in EURO kalkulierten Beleg optional in DM.
 

Schwieriger ist die Sache bei Fremdbelegen (z.B. Eingangsrechnungen im Zahlungsverkehr und in der Finanzbuchhaltung). Hier sind im Programm zusätzliche Eingabemasken für den Fremdwährungsbetrag erforderlich. Eine Umrechnung in die Basiswährung erfolgt dann automatisch bei der Buchungseingabe. Dabei muß man natürlich höllisch aufpassen, damit man nicht z.B. aus dem Fremd-Beleg Euro-Beträge übernimmt und diese als DM-Beträge eingibt oder umgekehrt.
 

Aufgrund der Umrechnung ergeben sich zwingend Rundungsdifferenzen, die z.B. in der Fibu gesondert ausgebucht werden müssen. Vielfältige Verwicklungen sind zu überwinden (z.B. in DM bestellte Artikel werden vom Lieferanten in EURO abgerechnet, Kunden erhalten nach der Umstellung EURO-Mahnungen für ursprünglich DM-Rechnungen, uvm.)


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Client/Server

In der letzten Ausgabe von HANDI-Aktuell haben wir über die fundamentalen neuen Konzepte der Client/Server-Technik berichtet. Insbesondere aus den Möglichkeiten der Definition eigener Indizes, Felder und (SQL-)Reports ergibt sich eine außerordentlich vielfältige Anpassungsfähigkeit des Systems. Neben diesen grundsätzlichen Dingen gibt es eine Reihe von Funktionen, die jetzt auf der Basis der neuen Technik speziell in der C/S-Version realisiert wurden, z.B.:

  • Sperrmeldungen im Netzwerk mit Angabe von Benutzer, Computer, Programm und Zeit
  • Datenbank-Browser mit Kontextmenü zum Umschalten zwischen allen verfügbaren Indizes
  • Zugriff auf die Wartungsverträge aus allen Adreßmasken in allen Modulen
  • Anzeige der KIS-Infos zum Projekt in einer Baumanzeige nach Belegarten
  • Hilfsprogramm Schnellerfassung (z.B. für Kleinteile-Fakturierung) mit automatischer Suche im Eingabefeld nach Artikelnummer, Matchcode oder Volltext
  • Auftragsstatistik in der Reparaturverwaltung mit Auftragstyp, Monteur, Deckungsbeitrag, EK/VK, Zeit u.v.m.
  • Suchwerkzeug für Volltextsuche in allen C/S-Datenbanken mit vielen Optionen
  • SQL-Abfragen und WYSIWYG-Reportgenerator

Anwender mit Software-Pflege können für nur 20% ein Upgrade von HANDI-Windows auf Handi-Client/Server erhalten. Weitere Infos enthält die aktuelle Demo-CD und das Info-Blatt Client/Server-Technik.


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In Sachen Software-Support

Warum wir möchten, daß Sie mit uns per EMail kommunizieren ...

  • Archivierung / Suche
    EMails können einfach und automatisch archiviert werden. Wer hat wen wann was gefragt? Was wurde geantwortet? Was für Fragen / Antworten gab es zum Thema X? Statt mühsam Aktenordner mit Schriftwechseln zu durchkämmen, genügt die Eingabe von Suchbegriffen um auf Knopfdruck blitzschnell die entsprechenden Informationen auf den Bildschirm zu bringen. Hotline-Anfragen können automatisch in unsere Support-Datenbank gelangen und somit zum Nutzen aller Anwender recherchiert werden.
     
  • Kosten
    EMails sind für alle Seiten die kostengünstigste Kommunikation. Soll eine eilige Nachricht sofort verschickt werden, fallen nur Kosten in Höhe einer Telefoneinheit (12 Pf) an. Wenn für alle normalen Nachrichten z.B. ein stündlicher Datenaustausch mit dem Internet-Mailserver vorgenommen wird, so kann der gesamte Nachrichtenverkehr des Unternehmens ab annähernd 8 x 0,12 = 0,96 DM / Tag abgewickelt werden.
     
  • Formate
    EMail-Kommunikation ermöglicht weit mehr als das Versenden einfacher Texte mit Fragen und Antworten. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ist ein bekanntes Sprichwort, das auch für den Software-Support zutrifft: ein Bildschirmfoto via Email spart oftmals langwierige Erläuterungen am Telefon. Noch mehr gilt dieses für Musterdaten: ein Blick auf eine übersandte Parameterdatei ermöglicht dem Support, Fragen oft in einem Bruchteil der Zeit aufzuklären.
     
  • Verarbeitung
    EMails können optimal verarbeitet werden. Richtig adressiert ist ein direkter Versand ohne weiteres Zutun automatisch auf den Bildschirm des Empfänger-Mitarbeiters möglich. Per Knopfdruck ist eine Weiterleitung im ganzen oder von Teilen einer Nachricht an einen anderen Mitarbeiter möglich. Dies ist besonders bei der Beantwortung von Hotline-Anfragen von großer Bedeutung: Bei einem großen Software-System kann sich nicht jeder Mitarbeiter in jedem Bereich auskennen. Nicht jede einfache Frage benötigt einen Spezialisten für die Beantwortung. Umgekehrt kann aber auch bei schwierigen Fragen die exakte Fragestellung ohne Verfälschung zum Spezialisten gelangen. Ebenso braucht der Anfragende auch niemals seine Frage mehrfach verschiedenen Personen zu erläutern.
     
  • Auslastung
    EMails sorgen für eine wesentlich bessere Verteilung der Auslastung im Support. EMails kennen keinen Besetzt-Ton, auch wenn gerade eine Häufung von Anfragen vorliegt. Die automatische Pufferung ermöglicht dem Empfänger außerdem ein konzentriertes und unterbrechungsfreies Abarbeiten der Anfragen.
     
  • Präzision
    Die heutige EDV-Welt ist auf der technischen Seite oftmals kompliziert genug. Komplexe Fragestellungen sind als EMail in schriftlicher Form wesentlich besser zu verstehen. Die schriftliche Formulierung führt nach dem Motto präzise Frage - präzise Anwort generell zu einem besseren Ergebnis.
     
  • Komfort
    EMails ermöglichen eine schnelle und einfache Beantwortung unter Zitierung der relevanten Fragestellung, ohne daß entsprechende Textpassagen aus Brief oder Fax erneut erfaßt werden müssen. EMails können per Mausklick in Ordnern sortiert oder in einem Wiedervorlagesystem verarbeitet werden.
     
  • Antwortqualität
    EMails ermöglichen im Support eine gleichbleibende Antwortqualität. Auch wenn eine Frage schon hundertmal gestellt wurde, so kann einfach per Knopfdruck eine vorhandene - beim ersten mal ausführlich formulierte - Anwort übernommen werden. Es liegt in der Natur der Sache, daß dies für eine Frage, die hundertmal am Telefon gestellt wird, möglicherweise nicht mehr gilt.
     

Viele Fachhändler und Endanwender haben schon diese Vorteile erkannt. Unsere Bitte: Nutzen auch SIE wann immer möglich diesen Weg!
 

Für allgemeine Vorschläge zur Weiterentwicklung benutzen Sie aber bitte ausschließlich das Vorschlags-Erfassungssystem Das Ohr auf der Internet-Seite.
 

EMails können Sie mit jedem Mail-Programm (z.B. von T-Online) direkt an alle MCDS-Mitarbeiter senden (z.B. hansen@handicraft.de, ...) oder allgemein an support@handicraft.de.


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HANDI-Baulohn

In der letzten Ausgabe haben wir über die allgemeinen Funktionen des neuen HANDI-Lohn-Programms berichtet. Nachzutragen sind noch die Informationen über die baulohnspezifischen Funktionen des Systems. HANDI-Lohn unterstützt alle wichtigen Besonderheiten der Baulohn-Abrechnung (wie sie z.B. in den Gewerken Maler, Dachdecker, Baugewerbe vorkommen):

  • Kalendariumserfassung mit einfacher Eingabe / Übernahme gearbeiteter Stunden, Krankheitstage, Kurzarbeit, Urlaubstage, Ausfalltage, Rückstellungen, etc.
  • Automatische Berechnung der entsprechenden Sätze: Krankheitslohn, Urlaubsgeld, Kurzarbeitergeld, Mehraufwandwintergeld, Zuschußwintergeld, Winterausfallgeld, usw.
  • Berechnungen und Meldungen für Zusatzkassen (ZVK / UK / LAK)
  • Berechnung und Ausdruck der Antragsformulare für:
    - Arbeitsamtantrag KUG
    - Arbeitsamtantrag MWG, ZWG, WAG, (WB64)

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SHK-Software-Test / Umfrage

Zum 6. Mal hat der Fachverband SHK Nordrhein-Westfalen seinen umfangreichen Software-Test durchgeführt, an dem 14 namhafte Anbieter von SHK-Branchenlösungen teilnahmen. HANDICRAFT erreichte mit der Client/Server-Version wieder die höchste Punktzahl! Schon bei den letzten Tests vor zwei und vier Jahren hatte HANDICRAFT ebenfalls so erfolgreich abgeschnitten. Bei dem Software-Test werden in einem aufwendigen Verfahren die Programme der einzelnen Software-Häuser von Gutachtern des EDV-Ausschusses detailliert betrachtet. Dabei wird anhand eines umfangreichen Anforderungs-Kataloges und an praxisnahen Aufgaben die Leistungsfähigkeit der Software geprüft.
 

Auch in der kürzlich durchgeführten Umfrage des mi-Verlages zur Zufriedenheit von Anwendern mit ihrer SHK-Software hat HANDICRAFT hervorragend abgeschnitten.


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Badplanung

Mit dem Badplanungsprogramm der Firma innova kann man ein Bad komfortabel im 3D-Raum planen. Alle Einrichtungsgegenstände erscheinen von Beginn an absolut realistisch in Form und Farbe. Objekte können Sie per Drag and Drop platzieren. Die Sanitärobjekte "wissen wo sie hingehören". Ein Einhebelmischer weiß, daß er auf den Waschtisch gehört. Ein wandhängendes WC schnappt in Normhöhe an die Wand. Auch die exakten Abstände können Sie mit einem Assistenten mühelos eingeben. Farben, Muster und Schraffuren werden originalgetreu am Bildschirm dargestellt. Farben oder Fliesen wechseln Sie mit einem Mausklick aus. Der Anwender bewegt sich frei im (virtuellen) Raum und stellt mit der Maus jede gewünschte Ansicht ein.
 

Aus der Artikeldatenbank der deutschen Sanitärindustrie entnehmen Sie die gewünschten Objekte. Artikel Ihres Großhändlers liest das Programm im DATANORM-Format ein. Das Programm läßt sich in weiten Bereichen anpassen. Ihre Favoriten unter den Sanitärartikeln sortieren Sie in eigenen Karteikarten. Eine Stückliste kann als GAEB-Datei ausgegeben werden oder direkt ins HANDICRAFT-Angebot über die integrierte UGS- Schnittstelle übernommen werden.

Nähere Informationen zu diesem Programm erhalten Sie direkt bei MCDS.


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Software-Pflege 1998

Die diesjährige Software-Pflege-Aktion wird wie immer voraussichtlich im Zeitraum Juni-August stattfinden. Hier ein kleiner Auszug der Neuerungen in HANDI-Windows:

  • Konvertierungsprogramm EURO-Umstellung für alle vorhandenen Daten
     
  • Berücksichtigung des EURO beim Import + Export von Daten per DATANORM, ELDANORM, GAEB
     
  • Optionale Fremdwährungsausgabe in Angebot / Rechnung
     
  • Optionale Fremdwährungserfassung in Fibu und Zahlungsverkehr
     
  • Zahlungsverkehr: Zusammenfassen von Rechnungen in einer Überweisung beim Diskettenclearing
     
  • Umfangreiche Erleichterungen bei der Drucker- und Maskenanpassung
     
  • OLE-Unterstützung der RTF-Editoren (z.B. für RTF-Logos, Formulare der Reparaturzettel und Wartungsberichte)
     
  • Zahlreiche neue Funktionen in der Reparaturverwaltung (z.B. mit grafischem Terminplaner, Artikel-/Lohneingabe mit automatischer Buchung auf Baustellen, Vorgaben für Memotexte, neue Infofelder, RTF-Berichte, uvm.)
     
  • diverse neue Voreinstellungen in Parameterveraltung

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Kurz notiert

Tips zur Konten-Einrichtung in der Fibu infolge der Mehrwert-Steuererhöhung finden Sie auf dem Internet.


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Windows 98

Laut Microsoft kommt Windows 98 im Juni diesen Jahres auf den Markt. Wie bereits in der letzten Ausgabe erwähnt, laufen die HANDI-Windows-Programme problemlos unter Windows 98.


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Vorschau auf die nächste Ausgabe

In der nächsten Ausgabe von HANDI-Aktuell berichten wir unter anderem über DATANORM 5, mobile Aufmass-Erfassung, das DBD-StLB, Datenaustausch bei Cordes&Graefe und noch einiges mehr.


Impressum

HANDI-Aktuell ist eine Informationsbroschüre für alle Anwender und Fachhandelspartner von HANDICRAFT-Software.

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