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"Der Countdown läuft ..."

Sehr geehrte Kunden!

Die letzten 100 Tage der D-Mark haben begonnen. Wer sich jetzt noch nicht mit der Euro-Umstellung beschäftigt hat, für den wird es natürlich allerhöchste Zeit. Das HANDI-Programm ist ja zum Glück technisch gut darauf vorbereitet. Eine ganze Reihe von Anwendern wie auch wir selbst haben bereits seit Anfang des Jahres den Euro als Hauswährung eingeführt und arbeiten damit reibungslos.

Länger als die technische Umstellung dauert natürlich noch die Umstellung in den Köpfen, das „Denken in Euro". Unser langjähriges Preisgefühl basiert nach wie vor noch auf der DM, auch wenn in Deutschland die Umrechnung mit einem Faktor von ungefähr zwei ja noch recht leicht fällt. Bei dieser Umstellung im Kopf können wir Ihnen natürlich weniger helfen, dafür haben wir aber zur technischen Seite noch einmal die häufigsten Fragen und Antworten zusammengestellt.

Mit freundlichem Gruß

Nils Seidel

Der Euro in Handi: Häufige Fragen und Antworten

Die letzte Phase der Euro-Umstellung hat begonnen. Ab 1. Januar 2002 ist der Euro das einzige gesetzliche Zahlungsmittel im öffentlichen und privaten Sektor. Die Umstellung muss gut geplant und vorbereitet sein.

Hier die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema:

Wie erfolgt die Euroumstellung in HANDICRAFT und wo finde ich dazu nähere Informationen?
Speziell für diesen Zweck wurde das Programm Euro-Umstellung entwickelt, das bei Einhaltung der notwendigen Voraussetzungen einen reibungslosen Übergang gewährleistet. Eine ausführliche Beschreibung der Umstellungsroutinen finden Sie im Handbuch von HANDICRAFT, im Kapitel 12.9. Bitte lesen Sie sorgfältig die dortigen Hinweise.

Was passiert mit meinen alten Daten (z.B. Angebote, Stammdaten, Offene-Posten, usw.)?
ALLE Daten in allen Programmteilen werden bei der Umstellung durch das Konvertierungsprogramm automatisch in Euro umgerechnet. Ausgenommen davon sind nur die Finanz- und Lohnbuchhaltung.

Was muss ich bei der Umstellung in der Finanz-Buchhaltung beachten?
Die Daten in der Finanzbuchhaltung werden bekanntlich getrennt nach Mandanten- und Buchungsjahren gespeichert. Eine Euroumstellung in der HANDI-Finanzbuchhaltung ist nur mit dem Jahresabschluss (bzw. bei der Anlage eines neuen Mandanten) möglich. Durch den Jahreswechsel erzeugte Eröffnungsbuchungen werden dann automatisch in Euro durchgeführt.
Die Basiswährung ist für jeden Mandanten und jedes Buchungsjahr in der Fibu unabhängig (auch von der in der Fakturierung)! Bei einem Jahresabschluss mit Euro-Umstellung bleibt die DM-Währung in alten Jahren oder anderen Mandanten von der Umstellung unberührt.

Was muss ich bei der Umstellung in der Lohn-Buchhaltung beachten?
Für das Lohnprogramm wird es wie immer zum Jahreswechsel eine neue Programmversion geben, die die gesetzlichen Richtlinien für das Jahr 2002, wie die Bemessungsgrenzen und Beitragssätze, beinhalten wird.
Die Basiswährung ist für jeden Mandanten und jedes Buchungsjahr in der Lohnbuchhaltung unabhängig! Mit dem Jahreswechsel 2002 erfolgt die Programmumstellung auf Euro automatisch. Bei einem Jahreswechsel mit Euro-Umstellung bleibt die DM-Währung in alten Jahren oder anderen Mandanten von der Umstellung unberührt.

Können nach der Umstellung noch Buchungen im alten Jahr erfolgen?
Das ist möglich, natürlich müssen dazu ggf. entsprechende Eröffnungsbuchungen im Folgejahr erfasst werden (oder der Jahresübertrag wiederholt werden).

Kann die Umstellung mitten im Jahr erfolgen?
Aus organisatorischen Gründen (Belegwesen, etc.) empfehlen wir eine Umstellung mit dem Jahreswechsel zu verbinden. Wenn die FiBu eingesetzt wird, ist eine Umstellung dort nur mit dem Jahreswechsel möglich.

Können vor der Umstellung schon Euro-Belege erstellt werden bzw. können nach der Umstellung noch DM-Belege erstellt werden?
Grundsätzlich ist der Ausdruck von Belegen über die entsprechende Druckoption jeweils in der „Fremdwährung" vor und nach der Umstellung möglich.

Kann der Betrag in der „Fremdwährung" mit ausgewiesen werden?
Über die Funktion „Berechne Fremdwährung-Summe" im Angebot kann die aktuelle Summe jeweils zusätzlich in umgerechneter Form ausgewiesen werden.

Wie bekomme ich das Euro-Symbol ausgedruckt?
Voraussetzung ist, dass die von uns mitgelieferte Euro-Schrift installiert wurde. Diese ist unabhängig von Betriebssystem und Druckereinstellungen.

Welche Programmversion wird benötigt?
Benötigt wird mindestens eine HANDI-Version 1999, empfohlen wird die aktuelle Programmversion 2001 einzusetzen. Für alte 16-Bit oder DOS-Systeme wird ein Update benötigt.

Noch ein Tipp:
Mit dem kleinen Hilfsprogramm „Euroumrechner" (nicht zu verwechseln mit dem Konvertierungs-Programm zur Euro-Umstellung) können Sie jederzeit einzelne Beträge einfach von DM nach Euro und umgekehrt umrechnen.

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Windows XP

Das neue Betriebssystem Windows XP von Microsoft ist ab Oktober 2001 verfügbar. Windows XP baut auf der Technik von Windows 2000 auf und ist der gemeinsame Nachfolger für die professionellen NT-Systeme (Windows 2000 / NT4) und die „Privatkunden"-Systeme Windows 9x (Windows 95, 98, ME).

XP bietet dem Anwender eine Kombination aus intuitiver, aufgabenorientierter Bedienung und vielen Entertaiment-Elementen. Microsoft konzipiert das Betriebssystem als eine All-in-one-Lösung durch die Integration von Multimedia-, Internet- und Netzwerktechnologien und setzt somit den Trend zur Integration von erweiterten Funktionen fort.

Eine neue Optik und mehr Funktionalität erhält das Betriebssystem mit der Oberfläche „LUNA". Besonders Startmenü und Taskleiste wurden verbessert und automatisiert. Wer sich mit der neuen Darstellung von Windows XP zunächst nicht anfreunden will, kann sich mit der Wahl Windows classic die Benutzeroberfläche von Windows 2000 wiederherstellen.

Mit dem sogenannten Fast User Switching ist eine Möglichkeit geschaffen, die die Arbeit von mehreren Usern an einem Computer bietet. Jeder Nutzer hat seinen eigenen Desktop – bei Benutzerwechsel werden alle Einstellungen sowie gerade laufende Anwendungen des vorherigen Nutzers beibehalten.

Neu ist auch die Fernbedienung – einem anderen Benutzer kann erlaubt werden, sich am eigenen PC anzumelden und diesen fernzusteuern, wobei er eine entsprechende Kopie des Bildschirm-Inhaltes erhält. Damit lassen sich z.B. im Netzwerk auf einfache Weise Fragen zu Programmen, Bedienung oder Dokumenten diskutieren und klären. (Windows XP Professional)

Natürlich haben wir unsere HANDICRAFT-Programme anhand der verfügbaren Vorabversionen auf die Kompatibilität mit dem neuen Betriebssystem getestet und konnten bislang keine Probleme feststellen.

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Softwarepflege 2001

Auch in diesem Jahr haben die Pflegekunden im Rahmen der Software-Pflege Aktion 2001 wieder die neuesten Programm-Version erhalten. Dadurch können Sie wieder von zahlreichen Erweiterungen im System profitieren.

Hier einige Highlights:

neue Textverarbeitung HANDI Word (RTF)
GAEB 2000 - Schnittstelle
REB - Import/Export - Schnittstelle (z.B. für Datenaustausch mit mobilen Aufmasserfassungssystemen)
Unterstützung der Wheel-Mouse zum komfortablen Blättern in Listen (CS)
neues Hilfsprogramm Euro-Umrechner
alle Handbücher Online als PDF-Dateien verfügbar
und vieles mehr

Wer noch keinen Software-Pflegevertrag hat, kann diesen natürlich jederzeit nachträglich abschließen. Gerne unterbreiten wir Ihnen dazu bei Bedarf ein konkretes Angebot.

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Buchhaltungs - Prüfung

Das Finanzministerium hat neue Regelungen für die Betriebsprüfung geschaffen, die mit dem kommenden Jahr in Kraft treten. Damit kann ein Betriebsprüfer für Prüfungszeiträume ab 1.1.2002 verlangen, dass er im Betrieb direkten Zugang zu den Programmen für Finanz- und Lohnbuchhaltung erhält und mit diesen Programmen eigene Auswertungen erstellen kann. Auch eine Mitnahme und Auswertung der Buchhaltungsdaten im Finanzamt wird damit erlaubt.

Leider hat man sich aber nicht dazu geäußert, wie der Betrieb sicherstellt, dass alle benutzten EDV-Systeme (Hardware, Betriebssystem, Anwendungsprogramme, Dateiformate, Dokumentation, Anwender Know-How) über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren (= Aufbewahrungspflicht) funktions- fähig bleiben...

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Messdaten - Erfassung

Im Kundendienst-Programm gibt es eine neue Schnittstelle zur automatischen Übernahme von Messdaten, die mit dem mobilen Messgerät „Testo" im Rahmen der Heizungswartung ermittelt wurden.

So können auf Knopfdruck für einen Messort alle relevanten Werte (z.B. Datum,CO2 %, O2%, usw.) automatisch zur Dokumentation in die KD-Verwaltung übernommen werden.

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Kurzansicht

Im Angebot steht eine neue Funktion „Kurzansicht" zur Verfügung, die das Navigieren in längeren Dokumenten vereinfacht und mehr Überblick schafft. Während der Bearbeitung eines Angebotes / Leistungsverzeichnisses kann parallel ein Fenster geöffnet werden, das in einem Baumdiagramm die komplette LV-Struktur in Kurzform widerspiegelt (z.B. Lose, Titel, Positionen). Je nach Bedarf können einzelne Bereiche „aufgeklappt" oder wieder geschlossen werden. Durch einen Doppelklick auf eine Position wird im nebenstehenden Dokumentfenster automatisch auf die entsprechende Position im Text positioniert.

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Positions Fixkosten

Eine neue Formel bei der Kalkulation von Leistungen über Materialfaktoren ermöglicht die einfache Kalkulation von Arbeiten mit positionsmengen- unabhängigen Fixkosten (z.b. Maschineneinrichtung). Dazu wird analog den variablen Stücklisten eine neue Formel 1/POSMENGE unterstützt, die bei der Kalkulation automatisch mit dem Kehrwert der Positionsmenge einer Leistungsposition berechnet wird.

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Patch 12/2001

Wie jedes Jahr wird ab Anfang Dezember auf unseren Internetseiten unter www.handicraft.de ein Patch für die aktuelle HANDI-Version 2001 bereitgestellt. Dieser enthält insbesondere auch die Aktualisierung des Formulars für die Umsatzsteuer-Voranmeldung 2002 in der FiBu. (Achtung: für Fibu 2002 neue Lizenzfreigabe anfordern!)

Auch im Hinblick auf die Euro-Umstellung und diesbezüglich erfolgte Änderungen raten wir allen Anwendern dringend zur Aktualisierung auf diese Version.

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Sicherung? Sicherung!

Man kann es gar nicht oft genug wiederholen:
Zur professionellen Benutzung eines EDV-Systems gehört unbedingt eine regelmäßige Sicherung der Daten und der kompletten Installation. Die Daten in einem EDV-System sind vielfältigen Risiken ausgesetzt: z.B. technische Probleme der Hardware, schädliche Programme (Viren), versehentliches (oder beabsichtigtes) Löschen oder Verändern, äußere Einwirkungen (Brand, Diebstahl), uvm. Manchmal kann auch schon die Installation eines neuen Programms ein komplettes System lahm legen. Schon bei der Anschaffung eines EDV-Systems sollte man daher in jedem Fall berücksichtigen, dass entsprechende Möglichkeiten vorhanden sind. Folgende Geräte können z.B. eingesetzt werden:

CD-Brenner (Sicherung auf CD- ROM)
Streamer (Sicherung auf Band- Kassetten)
Festplatten in Wechselrahmen

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Das Ohr

Kennen Sie unsere „elektronischen" Ohren? Auf unserer Internet-Adresse finden Sie ein System für die Erfassung von Vorschlägen und Wünschen zur Software. Kein anderes Medium bietet derartig optimale Voraussetzungen für die Archivierung, Weiterleitung, Suche und Auswertung. Daher unsere Bitte an Sie: wenn Sie uns Wünsche/Vorschläge für künftige Software-Versionen mitteilen wollen, nutzen Sie deshalb dafür nach Möglichkeit nur diesen Weg. Die neuesten Entwicklungen auf der Basis Ihrer Wünsche können Sie mal wieder dieser HANDI-Aktuell entnehmen ...

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Kunden werben Kunden

Wie jedes Jahr führen wir wieder eine Aktion "Kunden werben Kunden" durch. Für jeden Neukunden, der bestätigt, dass der Kauf durch Werbung eines HANDI-Anwenders zustande kam, erhält der Werber einen Gutschein über 190,- Euro für die Softwarepflege.

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Fehlt Ihnen eine Ausgabe?

Sollte Ihnen eine Ausgabe von "HANDI-Aktuell" fehlen, so können Sie diese bei MCDS jederzeit kostenlos nachbestellen.

Alle älteren Ausgaben können Sie auch auf dem Internet nachlesen.

Vorschau auf die nächste Ausgabe

In der nächsten Ausgabe von HANDI-Aktuell berichten wir unter anderem über den Jahreswechsel 2002 und noch einiges mehr.

Impressum

HANDI-Aktuell ist eine Informationsbroschüre für alle Anwender und Fachhandelspartner von HANDICRAFT-Software.

MCDS GmbH übernimmt für die Angaben in dieser Zeitschrift keine Haftung/Gewähr. Die Angaben erfolgen nach

bestem Wissen, stellen aber keine Zusicherung dar. Anregungen, Leserbriefe, etc. senden Sie bitte an:

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